Bij het selecteren van marketing automation tooling zijn er veel valkuilen waar je als organisaties in kunt trappen. Van vergeten kosten tot gebruikers niet (voldoende) betrekken. Het maken van de juiste keuze is cruciaal voor het succes van marketinginspanningen. In deze blog bespreken we de 10 meest voorkomende fouten die organisaties maken bij het selecteren van marketing automation tooling en bieden we inzichten om deze te vermijden.
Dit zijn de meest voorkomende fouten bij het selecteren van marketing automation tooling en hoe je ze kunt vermijden.
1. Onduidelijke doelen en behoeften
Het gebrek aan een heldere definitie van doelen en behoeften kan leiden tot de verkeerde keuze van marketing automation tooling. Het is belangrijk om alle behoeften en belangen van stakeholders en betrokken afdelingen goed in beeld te hebben voordat je over gaat tot het selecteren van een tool. Van management tot eindgebruikers, IT en data teams, elk hebben ze eigen specifieke doelstellingen en behoeften. Deze moet je goed in kaart brengen, zodat de oplossing voor iedereen voordelen brengt. Dit helpt bij het vinden van een tool die aansluit bij de marketingstrategie en doelstellingen en maakt de implementatie en ingebruikname een stuk makkelijker.
2. Gebrek aan betrokkenheid van gebruikers
Marketing automation tools kunnen op het eerste gezicht veel op elkaar lijken. Het zijn juist de nuances en vragen uit de allerdaagse praktijk die het verschil kunnen maken.
Een veelvoorkomende fout is echter het onvoldoende ophalen van input van de teams die de tool daadwerkelijk gaan gebruiken. Het risico hiervan is dat niet alle praktijkvragen en scenario’s worden behandeld en daarmee niet de juiste keuze wordt gemaakt. Hiernaast zorgt het niet betrekken van eindgebruikers bij het selectieproces vaak tot een gebrek aan acceptatie en efficiënt gebruik van de gekozen tool.
3. Onvoldoende aandacht voor gebruiksvriendelijkheid
Tools met een steile leercurve of een ingewikkelde gebruikersinterface leiden bij minder gevorderde gebruikers tot frustratie en verminderd gebruik.
Het is essentieel om de gebruiksvriendelijkheid van de tool te evalueren en ervoor te zorgen dat het team snel en efficiënt met de tool kan werken. Belangrijk hierbij is om eindgebruikers van alle niveau’s in gedachte te houden. Kijk niet alleen naar de gewenste organisatie, maar ook de huidige volwassenheid en de roadmap. Zo kun je tooling kiezen die past bij de organisatie.
4. Over- of onderschatten van functionaliteiten
Een grondige analyse van de benodigde functionaliteiten is essentieel voor een passende toolkeuze. Een foutieve inschatting van benodigde functionaliteiten leidt tot het selecteren van een tool die ofwel te beperkt is om aan de behoeften te voldoen, of juist te uitgebreid en daardoor onnodig complex.
Welke functionaliteiten een tool moet hebben hangt af van je klantstrategie en doelen, maar ook van de rol die de tool speelt in het bredere marketing software landschap en de integratiemogelijkheden met andere systemen. Kijk daarom niet alleen naar de functionaliteiten in de tool zelf, maar ook naar de interactie die nodig is tussen de verschillende tools.
5. Niet voldoende testen en evalueren
Voordat je kiest voor een bepaalde tool is het belangrijk om verschillende tools grondig te testen en te evalueren.
Door de tools te testen in een representatieve omgeving kunnen potentiële knelpunten en compatibiliteitsproblemen worden geïdentificeerd, die niet tijdens presentaties, demonstraties of gebruikerstesten naar voren komen.
Het is natuurlijk niet mogelijk om alles te testen en te integreren, voordat je tot aanschaf van de tool over gaat. Zorg er in ieder geval voor dat je weet welke functionaliteiten het belangrijkste zijn voor je organisatie en dat deze goed zijn getest.
6. Disbalans tussen prijs en waarde
De kosten van een marketing automation tool worden vaak te laag ingeschat. Vaak wordt er alleen naar de initiële kosten van de tooling gekeken en kijkt men niet naar de indirecte kosten die met implementatie en gebruik van de tool samenhangen.
Aan de andere kant wordt voor de waardecreatie vaak alleen gekeken naar extra omzet en niet naar kostenbesparingen of efficiëntieslagen.
Het is belangrijk een compleet beeld van de kosten en waarde te krijgen, zodat je een goed beeld van de return on investment hebt.
7. Onvoldoende aandacht voor integratiemogelijkheden
Eén van de belangrijkste onderdelen voor een marketing automation tool is de manier waarop het kan integreren met andere systemen in je IT-landschap, zoals CRM-platforms of analytics tools.
Een naadloze integratie is belangrijk om een totaalbeeld van de klant te krijgen en ervoor te zorgen dat je data kunt inzetten om de klantervaring via verschillende kanalen te verbeteren. Bedenk dan ook goed met welke bestaande en mogelijk toekomstige systemen rekening moet worden gehouden en welke data gedeeld moeten worden tussen systemen.
8. Gebrek aan schaalbaarheid
Een tool moet kunnen meegroeien met de behoeften van de organisatie. Het is belangrijk om een tool te kiezen die schaalbaar is en de mogelijkheid biedt om nieuwe functionaliteiten toe te voegen naarmate de behoeften veranderen.
Veel tools zijn daarom tegenwoordig modulair opgebouwd. Bekijk goed welke modules beschikbaar zijn, maar ook welke modules standaard inbegrepen zijn en voor welke extra kosten gerekend worden.
9. Onoplettendheid voor data veiligheid en compliance
Met de toegenomen aandacht voor privacy en gegevensbescherming is data-veiligheid en compliance natuurlijk een belangrijk aandachtspunt. Een tool moet voldoen aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Deze compliance geldt natuurlijk niet alleen voor de tooling zelf, maar ook voor je eigen werkwijze in de tooling.
Zorg dat je compliance direct meeneemt in het selectietraject en vraag naar de certificaten van zowel de software leverancier als eventuele integratiepartners. Stem altijd af met privacy officers en IT security, voordat je een definitieve keuze maakt.
10. Gebrek aan ondersteuning en training
De initiële implementatie is het moment bij uitstek om alles goed in te richten. De ervaring leert dat keuzes die gemaakt worden tijdens de initiële inrichting vaak lange tijd in stand blijven, ook al waren ze eigenlijk opgezet als tijdelijke oplossing. Je wilt natuurlijk niet te lang wachten voordat je de tool in gebruik neemt, maar het is dus wel van belang om de tijd te nemen om alles goed in te richten.
Om na implementatie door te kunnen ontwikkelen en gebruikers hierin mee te nemen, is het belangrijk om een trainingsplan te ontwikkelen waarbij eindgebruikers begeleid worden bij het zo goed mogelijk inzetten van de tool. Zorg ervoor dat je tijdens de start van de implementatie alvast de eerste trainingssessies organiseert. Het is vaak ook aan te raden om eindebruikers een deel van de migratie zelf uit te laten voeren. Op deze manier krijgen ze al snel hands-on ervaring met de nieuwe tool en zullen ze ook sneller kansen zien voor verbeteringen op langere termijn.
Conclusie
Het selecteren van de juiste marketing automation tool is een cruciale beslissing die een directe impact heeft op de effectiviteit van de marketinginspanningen. Het is dan ook belangrijk voldoende aandacht te besteden aan de selectie hiervan. Door het vermijden van de bovengenoemde fouten en aandacht te besteden aan de juiste criteria, kun je de beste tool vinden die aansluit bij jullie specifieke behoeften en doelstellingen.
