Marketing software selectie en implementatie omvat meer dan alleen het kiezen van het pakket met de gewenste functionaliteiten. De software moet bijdragen aan het realiseren van strategische doelen, het moet passen bij de organisatie, bij de teams die ermee gaan werken, het financiële plaatje moet kloppen en het moet uiteraard voldoen aan eisen op het gebied van (lokale) wetgeving, IT security, privacy en integraties.
Om een software selectieproces succesvol te doorlopen, moet je vanaf het allereerste begin rekening houden met deze factoren.
Om te zorgen voor een grondig software selectieproces en organisaties daarin mee te nemen, hanteren we een aanpak met zes fasen:
- Discovery & alignment
- Use Cases & Requirements
- Vendor Selection & Prepare Adoption
- Proof of Concept & Contracting
- Onboarding & Implementation
- Adoption & Handover
Deze aanpak moet je zien als een blauwdruk waarbij binnen elke fase diverse stappen worden doorlopen. Welke stappen je exact neemt per fase, hangt af van de organisatie en van het type software dat je zoekt. Vooral bij grotere platforms waar veel verschillende teams mee gaan werken of met een grote financiële impact is het belangrijke om alle stappen nauwgezet te volgen. Gaat het om een wat eenvoudiger platform met een kleinere set aan features of capabilities, dan kan een selectie- en implementatieproces ook sneller doorlopen worden.
Fase 1: Discovery & Alignment
In de eerste fase draait het vooral om de business case. Wat zijn de redenen om een nieuw platform te selecteren? Wat is de belangrijkste reden? Gaat het om meer of betere functionaliteiten of bijvoorbeeld kostenreductie?
Zorg ervoor dat je heel scherp krijgt welk probleem het platform moet oplossen. Dit vormt de basis van je aanpak en definitieve platformkeuze. In deze fase onderzoek je ook de organisatie:
- Hoe is de organisatie ingedeeld?
- Welke teams gaan werken met het platform?
- Welke andere teams zijn er allemaal nodig om het platform goed in te kunnen zetten?
- Hoe zit het met de kennis en ervaring binnen de teams?
- Heeft het initiatief voldoende urgentie en prioriteit?
- Welke rol gaat het platform invullen in je IT-landschap?
- Hoe ziet de doelarchitectuur eruit?
- Welke roadmap heb je in gedachten?
- Hoe snel verwacht je het platform te kunnen implementeren?
- Hoe lang verwacht je het te blijven gebruiken?
- Zijn er platforms die met de komst van een nieuw platform uitgefaseerd moeten worden?
- Wie en wat is daarvoor nodig?
De eerste fase vormt de basis voor het traject en is van doorslaggevend belang voor het succes van het traject. Zonder een breed gedragen strategie, visie en business case is het niet verstandig een software selectietraject in te gaan. Alleen bij een goed uitgewerkt plan en commitment van de organisatie, kun je verder naar fase 2.
Fase 2: Use Cases & Requirements
In de tweede fase ga je specificeren wat je nodig hebt. Hier wordt vaak onderscheid gemaakt tussen requirements en selectiecriteria. Requirements zijn dan de echt harde eisen. Dit kan functioneel zijn, wat moet het platform minimaal bieden om waarde toe te kunnen voegen aan de organisatie? Maar een groot deel is ook niet-functioneel. Denk aan alles wat er nodig is om het platform goed te laten functioneren binnen je organisatie en je IT-landschap. Ook de privacy en security eisen zijn onderdeel van de requirements.
Om vervolgens selectiecriteria te kunnen beoordelen wordt vaak gebruik gemaak van use cases. Bij use cases kijk je naar wat het platform moet doen en hoe het in de dagelijkse praktijk werkt voor klanten en voor de eindgebruikers. Use cases worden in verhaalvorm geschreven vanuit het perspectief van de klant of eindgebruiker. Hierbij is het belangrijk om niet alleen de werking en ervaring met het platform te benadrukken, maar juist ook de werking van integraties met andere applicaties die nodig zijn om de belangrijkste use cases te realiseren. De use cases kunnen tijdens het selectieproces door leveranciers gedemonstreerd worden. Heb je alle requirements, criteria en use cases klaar dan kun je starten met het selectieproces zelf.
Fase 3: Vendor Selection & Prepare Adoption
De derde fase is het selecteren van het platform zelf. Hierbij werk je doorgaans vanuit een lange lijst met potentiële leveranciers naar selectie van een voorkeursleverancier. Daar zitten allerlei stapjes in. Je gaat contact leggen met leveranciers en documentatie delen. Op basis van de reacties van leveranciers selecteer je doorgaans drie tot vijf leveranciers die het beste lijken te passen en die in ieder geval voldoen aan de eisen die je hebt gesteld. Met deze kleinere groep ga je demosessies doen, je gaat hands-on testen met de tool en op basis van de criteria en bevindingen maak je een keuze voor een voorkeursleverancier. In deze fase heb je als organisatie zelf alleen nog een voorkeur, een definitieve keuze maak je pas in de volgende fase.
Fase 4: Proof of Concept & Contractering
De vierde fase staat in het teken van een Proof of Concept. Tijdens de Proof of Concept ga je met de voorkeursleverancier enkele use cases live zetten in het IT-landschap van je eigen organisatie. Hiermee kun je testen of de belangrijkste integraties en functionaliteiten daadwerkelijk opgeleverd kunnen worden door de leverancier. Deze fase is cruciaal in het selectieproces. In fase drie heb je namelijk veel demonstraties gezien en documentatie gelezen, maar pas bij het implementeren krijg je echt zicht op de werking van het platform. Het is wel aan te bevelen de Proof of Concept beknopt te houden. Focus op de belangrijkste use case voor je organisatie en zorg voor garantie dat dit opgeleverd kan worden bij implementatie.
Als de Proof of Concept succesvol is opgeleverd, kun je verder gaan met afronding van de contracten.
Fase 5: Onboarding & Implementation
In fase vijf start je met onboarding en implementatie. Bij onboarding gaat het erom dat nieuwe leveranciers (software leverancier, maar vaak ook een implementatiepartner) kunnen starten met implementatie en toegang krijgen tot alles wat daarvoor nodig is.
Zorg er ook voor dat je de manier van samenwerken tussen je organisatie, de software leverancier en een eventuele implementatiepartner goed afstemt. Het is aan te bevelen om de werkwijze van je organisatie al toe te lichten in de documentatie die je deelt tijdens het selectieproces. De leverancier en integratiepartner moeten namelijk kunnen aansluiten op de werkwijze binnen je organisatie. Dit zorgt ervoor dat planning en beschikbaarheid van zowel interne als externe teams die nodig zijn voor implementatie beter op elkaar afgestemd kunnen worden.
In deze fase moeten ook de privacy en security maatregelen ingericht worden. Belangrijk is dat deze afgerond zijn, voordat de eerste use case live wordt gezet.
Fase 6: Adoption & Handover to Run
De laatste fase draait om het afronden van de implementatie en ervoor te zorgen dat het interne team het nieuwe platform in beheer kan nemen. Voor deze fase is het belangrijk om met de leveranciers afgestemd te hebben of en zo ja, welke ondersteuning er nog nodig is en hoe dit contractueel wordt opgezet.
Vergeet niet alle aangepaste support- en beheerprocessen goed in te richten zodat iedereen weet wat er moet gebeuren bij incidenten of wijzigingsverzoeken en bij wie ze hiervoor moeten zijn. Deze verantwoordelijkheid zal in veel gevallen verschuiven van de implementatiepartner naar een of meerdere interne teams.
Ook is het belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers getraind zijn en blijven, dat alle implementatiedocumentatie op orde is en dat er ontwikkelplannen zijn om de inzet van het platform over tijd te optimaliseren.
Met deze aanpak zorg je ervoor dat je een pakket kiest dat past bij je organisatie en dat alle stakeholders binnen je organisatie zijn betrokken. Dit verbetert zowel de adoptie van het platform als de snelheid van implementatie.
Mocht je vragen hebben over software selecties of meer willen weten over onze aanpak en referentieprojecten, plan dan direct een afspraak in de online kalender.
